Tudo que você precisa saber para registrar um funcionário

Depois de entrevistar vários candidatos e escolher aquele perfeito para a vaga, é necessário que o empregador dê início a um processo burocrático. Documentos precisam ser anotados, contratos devem ser assinados, e tudo com muito cuidado, para que nenhuma norma seja desrespeitada.

Por isso, preparamos com Márcia Dinamarco, advogada especializada na área trabalhista do escritório Innocenti Advogados Associados, uma lista que divide em seis tópicos todas as preocupações que um empreendedor tem quando contrata um novo funcionário. Confira abaixo tudo que você precisa para registrar um funcionário:

1. Contrato de experiência ou de trabalho?

A primeira decisão que precisa ser tomada é sobre o tipo de contrato que será feito com o trabalhador. Existem duas opções: contrato de experiência e contrato de trabalho. O contrato de trabalho é a modalidade comum, na qual o funcionário cria vínculo com a empresa e não determina quanto tempo ficará trabalhando no local.

Já o contrato de experiência possui prazo determinado de 45 dias, e pode ser prorrogado para até 90 dias. Nele, o funcionário tem a garantia de emprego e salário por três meses. Por isso, no fim desse período, se o trabalhador for dispensado, o empregador deverá pagar a ele um quarto do 13º salário e as férias proporcionais. Por outro lado, não há necessidade de aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão, como acontece nas demissões de funcionários que tem contrato de trabalho.

Se ao fim dos 90 dias, o funcionário não for dispensado, o contrato de experiência se torna contrato de trabalho automaticamente. “Normalmente, é mais vantajoso para o empregador começar com o contrato de experiência, assim ele terá como ver seu novo funcionário em ação e, se encontrar algum problema, poderá desligá-lo da empresa com mais facilidade”, explica a advogada.

2. Faça o contrato

É o empregador quem deve montar o contrato que será assinado pelo funcionário. Para fazer isso, é preciso solicitar ao trabalhador o número do seu RG e do seu CPF, além da sua data de nascimento. Também é preciso que o funcionário traga a carteira de trabalho, um comprovante de endereço, o título de eleitor e o cartão do Programa Integração Social (PIS).

Segundo a advogada Márcia, existem modelos de contratos que podem ser encontrados facilmente na internet. Se a empresa tiver verbas, pode procurar uma assessoria jurídica.

Caso o funcionário não tenha um cartão do PIS, o empregador deve fazer a matrícula dele no site da Caixa Ecônomica Federal. Se o trabalhador também não estiver registrado no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o empregador deve fazer o cadastro no site da Previdência Social. O número gerado no cadastro do PIS pode ser utilizado no recolhimento do INSS, o que agiliza o processo.

Depois que o documento é assinado, não existe a necessidade de reconhecer firma em cartório. Sempre devem ser feitas duas vias, sendo que uma fica com o empregado e outra com o funcionário.

3. Convenção coletiva e benefícios

Além do contrato de trabalho, é importante que o empregador redija uma declaração de opção para cada benefício que seu funcionário terá, como, vale-transporte e vale-alimentação. Esses documentos devem descrever todas as condições da opção, principalmente os descontos na folha salarial. O funcionário deve concordar com as opções e assinar este documento. 

Para verificar todos os benefícios que o funcionário possui, é preciso identificar a categoria em que ele se enquadra e qual o seu sindicato. Nos sites dos sindicatos, pode ser encontrada a Convenção Coletiva da categoria, que determina todos os termos do trabalho — tais como jornada de trabalho, piso salarial, valor do vale-alimentação, fornecimento de cesta básica, entre outras.

4. INSS, FGTS e contribuição sindical

É o empregador quem deve recolher todos os encargos referentes ao seu funcionário, como o INSS, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), além da contribuição sindical. Uma parte da previdência é paga pelo funcionário e outra pelo empregador. Já o fundo de garantia deve ser pago integralmente pelo patrão, enquanto a contribuição sindical é paga pelo funcionário.

“Se o empregador deixa de pagar a parte do INSS referente ao empregado, poderá ser acusado de sonegação e punido com restrição de liberdade, aconselha Márcia.

Para o recolhimento da aposentadoria, é preciso que o funcionário esteja devidamente cadastrado no INSS. A guia de pagamento é emitida pelo site da Previdência Social, onde o empregador deve fornecer os dados do funcionário e o valor do salário do funcionário, para que o sistema calcule a contribuição automaticamente. O sistema do INSS ainda oferece uma opção de débito automático, que facilita a contribuição.

Para emitir a guia de pagamento do fundo de garantia, o empregador deve fornecer o número do PIS do seu funcionário no site do Caixa Econômica Federal. No FGTS, é o próprio empregador quem calcula a contribuição, que deve ser de 8% do salário do funcionário.

Quanto à contribuição sindical, primeiro o empregador deve verificar se seu funcionário é filiado à entidade. Para isso, basta que ele entre em contato com a instituição por telefone ou e-mail. Em caso afirmativo, o funcionário deve decidir se irá optar pelo desconto da contribuição em folha salarial. Cabe ao empregador emitir a guia sindical junto aos serviços do sindicato e garantir que esse dinheiro seja recolhido.

Além disso, todo mês de março é necessário efetuar o recolhimento obrigatório da Contribuição Sindical Urbana, no valor correspondente a um dia de trabalho. A guia para essa taxa pode ser emitida no site da Caixa Econômica Federal.

5. Preenchimento da carteira de trabalho

O ideal, segundo a advogada, é que todas as informações descritas nos itens anteriores estejam registradas na carteira de trabalho do funcionário. Devem ser anotados os dados do empregador, a data de admissão e o valor do salário. Nas páginas de observação, inclua detalhes sobre a contribuição sindical e benefícios, entre outras anotações.

O preenchimento da carteira de trabalho deve ser feito pelo empregador, que pode ficar com o documento em mãos por, no máximo, 48 horas. A advogada aconselha que seja feito um recibo de devolução, que deverá ser assinado quando o documento for devolvido ao funcionário.

“A carteira de trabalho é como se fosse o histórico escolar do funcionário. Lá devem estar as ocorrências da atividade profissional e as informações detalhadas do contrato”, afirma Márcia.

6. Exame médico

Para que o funcionário possa finalmente começar a trabalhar, é preciso fazer um exame médico admissional. A avaliação deve acontecer em uma empresa especializada e certificada pelo Ministério do Trabalho e Emprego. O exame custa em média R$ 110 e é o empregador quem deve pagá-lo.

“O exame médico é usado para verificar se está tudo bem com o funcionário e se ele não tem nenhuma limitação física que impeça sua atividade. Mas ele também é muito importante para o empregador, pois garante que o funcionário não alegue um problema de saúde causado pelo trabalho sem provas”, explica.

PEGN – Valdir Ribeiro Jr – 19/02/2016

Editado por Franchisingbook